Ako správne importovať právne aspekty spracúvania osobných údajov (GDPR)

Na úvod niekoľko definícií, aby sme si rozumeli:

Osobné údaje

Akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (ďalej len „dotknutá osoba“); identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby;

Spracúvanie osobných údajov

Operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, napríklad získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo poskytovanie iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia, bez ohľadu na to, či sa vykonávajú automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami;

Právny titul spracúvania osobných údajov

Nariadenie GDPR definuje 6 podmienok, teda právnych titulov, na spracúvanie osobných údajov. Spracúvanie je zákonné, iba ak je splnená aspoň jedna z týchto podmienok.

Účel spracúvania osobných údajov

Účelom spracúvania je dôvod, pre ktorý chcete osobné údaje spracúvať, teda prečo a s akým cieľom chcete osobné údaje evidovať a pracovať s nimi.

Návod na import právnych aspektov spracúvania osobných údajov (GDPR) do Quandy

V Quande teraz môžete ku každému svojmu kontaktu pridať:

• jeden alebo viac právnych titulov spracúvania osobných údajov
• jeden alebo viac účelov spracúvania osobných údajov
• a jeden alebo viac dátumov, do ktorých osobné údaje pre daný právny titul a účel spracúvate

Upozornenie Kým ku kontaktu tieto nové údaje nepriradíte, majú všetky vaše kontakty nastavený rovnaký účel č. 1: „Nenastavený (predvolený)“. Pre tento účel nie je nastavený žiadny právny titul ani platnosť. Status zasielania je nastavený tak, ako bol pri kontakte uložený už predtým.

Upozornenie
Odteraz musíte v každej kampani vybrať účel spracúvania osobných údajov, ku ktorému sa kampaň viaže, teda nastaviť kampaň podľa účelu spracúvania osobných údajov. Na stránke Príjemcovia sa vám potom zobrazia iba kontakty, ktoré majú daný účel nastavený a jeho zasielanie schválené a platné. Vďaka tomu máte istotu, že vždy posielate iba na kontakty, pri ktorých máte na zasielanie v danej kampani súhlas (alebo iný oprávnený dôvod).

Zoznam právnych titulov (ako sú dostupné v Quande)

1. Oprávnený záujem prevádzkovateľa
2. Plnenie zákonnej povinnosti
3. Plnenie zmluvy alebo rokovanie o jej uzavretí
4. Súhlas so spracovaním osobných údajov
5. Verejný záujem
6. Životne dôležitý záujem

Zoznam účelov spracúvania osobných údajov (ako sú dostupné v Quande)

1. Nenastavený (predvolený)
2. Zasielanie obchodných a reklamných oznámení
3. Direct marketing
4. Zlepšovanie produktov a služieb
5. Zasielanie informácií o novinkách
6. Reakcia na prejavený záujem
7. Poskytnutie odborného obsahu
8. Realizácia zákazníckej súťaže
9. Realizácia vzdelávacích podujatí
10. Realizácia marketingového prieskumu
11. Realizácia prieskumu trhu
12. Plnenie kúpnej zmluvy alebo rokovanie o jej uzavretí
13. Plnenie zmluvy o dielo alebo rokovanie o jej uzavretí
14. Plnenie pracovnoprávnych zmlúv a povinností
15. Ochrana majetku a zdravia
16. Uplatnenie právnych krokov
17. Plnenie zákona o účtovníctve
18. Archivácia vo verejnom záujme
19. Na štatistické účely

Teraz si na príklade ukážeme, ako hromadne importovať právne aspekty spracúvania osobných údajov a hromadne aktualizovať vašu existujúcu databázu v Quande.

Ak v Quande zaevidujete účel omylom alebo ho chcete odobrať, stačí v dokumente na import pridať k číslu účelu znamienko mínus. Napríklad hodnotou -2 odoberiete účel spracúvania: Zasielanie obchodných a reklamných oznámení.

Ako príklad použijeme túto situáciu

Vo vašej existujúcej databáze máte pravdepodobne dva druhy kontaktov: zákazníkov a potenciálnych zákazníkov. Obom týmto skupinám chcete posielať obchodné a reklamné e-maily. Čo je teda potrebné urobiť?

Upozornenie: Toto je iba príklad. Pre vašu firmu a vaše kontakty to môže byť úplne inak vzhľadom na predmet vášho podnikania, špecifické produkty a podobne.

Čo nastaviť pre vašich existujúcich zákazníkov

• Právny titul: Oprávnený záujem prevádzkovateľa
• Účel spracúvania osobných údajov: č. 2. Zasielanie obchodných a reklamných oznámení
• Doba platnosti: napríklad 2 roky

Pre potenciálnych zákazníkov, pri ktorých MÁTE možnosť súhlas doložiť

• Právny titul: Súhlas so spracovaním osobných údajov (ktorý by ste mali mať)
• Účel spracúvania osobných údajov: č. 2. Zasielanie obchodných a reklamných oznámení
• Doba platnosti: napríklad 2 roky

Pre potenciálnych zákazníkov, pri ktorých NEMÁTE možnosť súhlas doložiť

• Neimportujte ich. Nie ste oprávnení spracúvať osobné údaje týchto kontaktov ani im posielať e-maily.

Ako budeme postupovať?

1. Vykonáme hromadný export kontaktov do súboru CSV.

2. Otvoríme prázdny zošit v Exceli, prejdeme na kartu Údaje a klikneme na Z textu/CSV.

3. Vyberieme CSV súbor vyexportovaný z Quandy a klikneme na tlačidlo Importovať. Zobrazí sa okno s nastavením importu týchto CSV údajov. Ako pôvod súboru nastavíme kódovanie „Unicode (UTF-8)“ (že ste ho nastavili správne, ľahko overíte podľa toho, že ukážka údajov vyzerá v poriadku a diakritika sa zobrazuje správne).

4. Ako oddeľovač zvolíme Čiarka. V náhľade údajov potom vidíme, že sa údaje rozdelili do stĺpcov.

5. Teraz už stačí kliknúť na šípku pri tlačidle Načítať a zvoliť Načítať do…

6. Ako začiatok údajov (kde má tabuľka v Exceli začínať) zvolíme existujúci hárok a bunku A1 a potvrdíme. Údaje sa potom načítajú do tabuľky v Exceli. Uvidíte všetky stĺpce, aj tie, ktoré v Quande nemáte vyplnené.

7. Stĺpce, ktoré v Quande nevyužívate, môžete zmazať, aby bola tabuľka prehľadnejšia.

8. V tabuľke v Exceli s importovanými údajmi sa GDPR týkajú stĺpce s názvami:

• Vlastník kontaktu bol overený pomocou Double opt in
• Účel spracovania osobných údajov
• Status zasielania e-mailov
• Platnosť do
• Právny titul: Oprávnený záujem prevádzkovateľa
• Právny titul: Plnenie zákonnej povinnosti
• Právny titul: Plnenie zmluvy alebo rokovanie o jej uzavretí
• Právny titul: Súhlas so spracovaním osobných údajov
• Právny titul: Verejný záujem
• Právny titul: Životne dôležitý záujem

Na import do Quandy nastavíme v stĺpcoch nasledujúce hodnoty

Vlastník kontaktu bol overený pomocou Double opt in:

• true
• false

Nastavuje sa „true“ alebo „false“ podľa toho, či sa má pre tento kontakt pri importe nastaviť, že bol (true) alebo nebol (false) overený pomocou Double opt in.

Účel spracovania osobných údajov

Importujeme pomocou čísel od 1 do 19. Poradie položiek v zozname účelov spracúvania osobných údajov zodpovedá ich číslu, pozri vyššie. Ak potrebujete pre jeden kontakt importovať naraz viac účelov, uveďte ich do jednej bunky tabuľky oddelené čiarkou (napríklad 1,4).

Status zasielania e-mailov

Importujeme pomocou čísla uvedeného pri statuse.

1. Zasielať e-maily
2. Nemôžeme zasielať (odhlásil sa)
3. Nemôžeme zasielať (vypršal súhlas)
4. Nemôžeme zasielať (čakáme na súhlas)

Platnosť do

Dátum (prípadne aj čas) importujeme vo formáte 1.1.2019 13:30 alebo 01.01.2019 13:30 podľa požadovanej dĺžky platnosti.

Upozornenie Ak importujete pre jeden kontakt naraz viac účelov, pre každý účel napíšte do stĺpca „Platnosť do“ jeden dátum, v poradí, ktoré zodpovedá poradiu účelov. Všetky dátumy napíšte do jednej bunky a oddeľte ich čiarkou.

Právny titul

Napríklad: „Právny titul: Oprávnený záujem prevádzkovateľa“

• true
• false

Nastavuje sa „true“ alebo „false“ podľa toho, či sa má (true) alebo nemá (false) tento právny titul pre daný kontakt pri importe nastaviť.

Upozornenie Ak importujete pre jeden kontakt naraz viac účelov, pre každý účel napíšte do stĺpca s konkrétnym právnym titulom jednu hodnotu true alebo false, v poradí, ktoré zodpovedá poradiu účelov. Všetky hodnoty true a false napíšte do jednej bunky a oddeľte ich čiarkou.

Rovnaké pravidlá platia pre ostatné stĺpce „Právny titul: …“

9. Ak teda chceme pre naše dva kontakty (zákazník a potenciálny zákazník) nastaviť hodnoty účelu spracúvania a právneho titulu podľa zadania príkladu, budú príslušné (relevantné) stĺpce tabuľky vyzerať takto:

V ostatných stĺpcoch Právny titul nechajte pri oboch kontaktoch hodnotu false.

10. Keď máme pri všetkých zákazníkoch nastavené požadované hodnoty, uložíme súbor ako CSV s oddeľovačmi v kódovaní UTF-8.

11. Takto uložený CSV dokument potom môžete importovať do Quandy tak, ako ste boli zvyknutí, pomocou Hromadného importu kontaktov.

Máte ďalšie otázky týkajúce sa GDPR a Quandy? Napíšte nám na support@onquanda.com alebo si dohodnite konzultáciu zdarma.

Prajeme vám e-mail marketing bez starostí s GDPR.

Veronika Jandová a Jan Spáčil