Požiadavky Gmailu, Yahoo a Outlooku na hromadné e-maily

Gmail a Yahoo od februára 2024 vyžadujú od odosielateľov hromadných e-mailov overenú doménu so záznamami SPF a DKIM, záznam DMARC, odhlásenie jedným kliknutím a mieru sťažností na spam pod 0,3 %. Od mája 2025 obdobné pravidlá uplatňuje Microsoft pre Outlook.com a od novembra 2025 Gmail nevyhovujúce e-maily odmieta. V Quande to znamená tri CNAME záznamy, jeden TXT záznam pre DMARC a firemnú adresu odosielateľa. Nižšie nájdete, čo presne urobiť.

V skratke

1. Pravidlá sa týkajú každého, kto pošle na Gmail zhruba 5 000 e-mailov denne, základné požiadavky platia pre všetkých odosielateľov.
2. Nastavte v Quande tri CNAME záznamy pre SPF a DKIM a overte ich zelenými fajkami.
3. Pridajte k doméne záznam DMARC, na začiatok stačí politika p=none.
4. Neposielajte hromadné e-maily z adries na gmail.com, azet.sk a ďalších free mailoch.
5. Strážte mieru sťažností na spam v Google Postmaster Tools, ideálne pod 0,1 %.
6. Kým DMARC sprísnite, skontrolujte všetky miesta, odkiaľ z vašej domény odchádzajú e-maily.

Stručne: čo, odkedy, koho sa to týka a čo hrozí

• Čo musíte mať: overenú doménu so záznamami SPF a DKIM, záznam DMARC aspoň s politikou p=none, odhlásenie jedným kliknutím a mieru sťažností na spam pod 0,3 %.
• Odkedy: Gmail a Yahoo od februára 2024, Outlook.com od 5. mája 2025. Od novembra 2025 Gmail nevyhovujúce e-maily odmieta.
• Koho sa to týka: povinne každého, kto na Gmail alebo Outlook.com pošle zhruba 5 000 a viac e-mailov denne. SPF alebo DKIM a miera sťažností pod 0,3 % platia pre všetkých odosielateľov.
• Čo hrozí: e-maily skončia v spame alebo ich Gmail, Yahoo a Outlook.com rovno odmietnu a k príjemcom sa vôbec nedostanú.

Čo sa zmenilo od vydania článku: Článok vyšiel v januári 2024 pred začiatkom platnosti pravidiel. Odvtedy Microsoft 5. mája 2025 zaviedol obdobné požiadavky pre Outlook.com, Hotmail.com a Live.com a Gmail od novembra 2025 nevyhovujúce e-maily namiesto varovania dočasne aj trvalo odmieta. Aktualizovali sme preto prehľad požiadaviek aj postup.

Prečo poskytovatelia schránok pravidlá zaviedli

Poskytovatelia e-mailových schránok, ako je Gmail a Yahoo, spracúvajú denne milióny e-mailov, ktoré smerujú do schránok ich používateľov. Tí očakávajú, že vo svojich schránkach nájdu e-maily, ktoré chcú, a nebudú zavalení nevyžiadanou poštou. Ako hovorí Marcel Becker, riaditeľ produktového manažmentu spoločnosti Yahoo: „Kľúčovým poslaním Yahoo je doručovať správy, ktoré spotrebitelia chcú dostávať, a filtrovať správy, ktoré nechcú.“

V rámci boja proti spamu a v snahe čo najviac ochrániť schránky svojich používateľov preto Gmail aj Yahoo zaviedli súbor požiadaviek, ktoré musia odosielatelia hromadných e-mailov splniť, aby boli ich e-maily doručované.

Kto musí požiadavky splniť

Google za hromadného odosielateľa považuje každého, kto za 24 hodín pošle na osobné účty Gmailu približne 5 000 a viac e-mailov. Do limitu sa počítajú všetky e-maily z rovnakej hlavnej domény vrátane subdomén. Ak teda odošlete 2 500 e-mailov z domény firma.sk a ďalších 2 500 z newsletter.firma.sk, ste hromadný odosielateľ. Tento status navyše nikdy nevyprší, stačí limit prekročiť raz.

Základné požiadavky, teda SPF alebo DKIM, platné DNS záznamy a miera sťažností pod 0,3 %, platia pre všetkých odosielateľov bez ohľadu na objem. Odporúčame preto splniť všetky požiadavky, aj keď na Gmail posielate menej. Overená doména a DMARC pomáhajú doručiteľnosti u všetkých poskytovateľov schránok, nielen u Gmailu.

Prehľad požiadaviek Gmailu, Yahoo a Outlooku

Zdroj: Google, Pokyny pre odosielateľov e-mailov; Yahoo, Sender Best Practices; Microsoft, požiadavky na odosielateľov veľkých objemov pre Outlook.com.

Ako sa pravidlá sprísňovali

Google postup odmietania v roku 2024 opísal takto:

„Ak 75 % odoslaných e-mailov daného odosielateľa spĺňa naše požiadavky, začneme odmietať zvyšných 25 % odoslaných e-mailov, ak tieto e-maily dané požiadavky nespĺňajú.“

Google

1. Ako nastaviť SPF a DKIM pre odosielaciu doménu

SPF (Sender Policy Framework) je záznam v DNS vašej domény, ktorý určuje, ktoré servery smú odosielať e-maily v jej mene.

DKIM (DomainKeys Identified Mail) je digitálny podpis, ktorý odosielací server pridá ku každému e-mailu a ktorého verejný kľúč je uložený v DNS domény odosielateľa. Príjemca vďaka nemu overí, že e-mail odoslala daná doména a cestou ho nikto nezmenil.

SPF a DKIM sú dve základné formy overovania e-mailov. Hromadní odosielatelia musia mať obe.

Čo je potrebné urobiť:

1. Skontrolujte, či máte záznamy SPF a DKIM nastavené. V Quande sa nastavujú pomocou troch CNAME záznamov uvedených v časti „Overenie odosielateľa“. V hornom modrom menu otvorte Nastavenia / Overenie domén & DNS a kliknite na tlačidlo „Skontrolovať nastavenie DNS záznamov“ v pravom hornom rohu stránky.
2. Ak máte pri všetkých vypísaných záznamoch zelené fajky, znamená to, že záznamy sú správne nastavené a overené.
3. Ak nie, nastavte záznamy u správcu DNS vašej odosielacej domény. Počkajte asi 60 minút a na overenie nastavenia kliknite znova na tlačidlo „Skontrolovať nastavenie DNS záznamov“. Overenie môže trvať aj niekoľko hodín.
4. Ak nastavenie DNS záznamov pre vašu odosielaciu doménu nie je možné, pretože odosielate napríklad z adresy @gmail.com, @azet.sk alebo @centrum.sk, zmeňte čo najskôr odosielaciu adresu na adresu s vašou firemnou doménou, pozri bod 3.

Tip: Záznamy označené „s1“ a „s2“ sú doménové kľúče DKIM. Vďaka nim Quanda podpisuje e-maily vašou doménou, takže DMARC prejde v súlade s adresou odosielateľa. Podrobný postup vrátane nastavenia u rôznych správcov DNS nájdete v návode Ako nastaviť DNS záznamy pre odosielanie.

2. Vlastná IP adresa: DNS záznamy strážime za vás

Gmail aj Yahoo vyžadujú, aby odosielacie IP adresy mali platné priame aj reverzné DNS záznamy. Túto časť riešime na našej strane, pri zdieľaných aj pri pridelených IP adresách.

Čo je potrebné urobiť:

1. To, či máte pridelenú vlastnú IP adresu na odosielanie e-mailov z Quandy, overíte v Nastavenia / Váš účet / Nastavenie tarifu, v sekcii Rozšírenia.
2. Ak áno, na vašej strane nie je potrebná žiadna akcia. Nastavenie DNS záznamov pre vašu pridelenú IP adresu kontrolujeme my.

Kedy sa vlastná IP adresa oplatí, opisuje návod DKIM, SPF, DMARC, Linkbranding a overenie odosielacej domény.

3. Neposielajte hromadné e-maily z free mailov

Ak je vaša odosielacia adresa napríklad @gmail.com, @azet.sk alebo @centrum.sk, je nutné ju čo najskôr zmeniť na adresu s vašou firemnou doménou. Na cudzej doméne si SPF, DKIM ani DMARC nenastavíte.

Ak svoje hromadné e-maily odosielate z adresy @gmail.com, Gmail ich považuje za vydávanie sa za iného odosielateľa, pretože neodchádzajú z jeho serverov. Takéto e-maily do schránok v Gmaile nedoručí. Podobne postupujú aj ďalší poskytovatelia e-mailových schránok.

Čo je potrebné urobiť:

1. Ak odosielate hromadné e-maily z domény, na ktorej nemôžete DNS záznamy nastaviť, zmeňte e-mail používateľa v Quande, ktorého používate ako odosielateľa. Použite adresu na doméne, ku ktorej máte prístup a pri ktorej môžete nastaviť príslušné DNS záznamy.
2. Pre novú doménu nastavte záznamy podľa bodu 1.

4. Udržujte mieru sťažností na spam pod 0,3 %

Odosielatelia musia v Google Postmaster Tools udržiavať mieru sťažností na spam pod 0,3 %. Google odporúča držať ju pod 0,1 % a hranicu 0,3 % nikdy nedosiahnuť. Od 0,3 % vyššie sa doručovanie do doručenej pošty výrazne zhoršuje.

Čo je potrebné urobiť:

1. Skontrolujte, či máte Google Postmaster Tools nastavené.
2. Ak nie, nastavte si ho ešte dnes. Stačí sa prihlásiť Google účtom a overiť svoju odosielaciu doménu. Nájdete tu cenné informácie o odosielaní z vašej domény, reputáciu domény a IP adries, mieru sťažností na spam, chyby doručenia a mnoho ďalšieho.

Tip: Miera sťažností sa počíta z e-mailov doručených do doručenej pošty. Najviac sťažností prichádza od ľudí, ktorí si na odber nepamätajú. Posielajte len kontaktom, ktoré vám dali súhlas alebo s vami obchodujú, odkaz na odhlásenie neschovávajte a neaktívne kontakty z času na čas vyraďte. Prečo je odhlásenie lepšie než sťažnosť, vysvetľuje článok Môj e-mail si otvorilo len 20 % ľudí.

5. Umožnite odhlásenie jedným kliknutím

Hromadní odosielatelia musia pri marketingových e-mailoch podporovať odhlásenie jedným kliknutím a v tele e-mailu mať dobre viditeľný odkaz na odhlásenie. Yahoo požaduje žiadosť o odhlásenie vybaviť do 2 dní, Google odporúča do 48 hodín.

V Quande je odkaz na odhlásenie súčasťou každej e-mailovej kampane. Keď naň príjemca klikne, Quanda mu okamžite nastaví status „Nemôžeme zasielať (odhlásenie)“ a kontakt sa už v príjemcoch ďalších kampaní nezobrazí.

Čo je potrebné urobiť:

1. Neschovávajte odkaz na odhlásenie drobným písmom alebo farbou splývajúcou s pozadím.
2. Odhlásené kontakty v Quande nemažte. Pri zmazaní sa stratí aj informácia o odhlásení a kontakt by ste mohli omylom znova naimportovať. Viac v návode Odhlásené kontakty.

6. Ako nastaviť DMARC záznam

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) je záznam v DNS, ktorý poskytovateľom schránok hovorí, čo majú urobiť s e-mailom, ktorý neprejde kontrolou SPF ani DKIM v súlade s doménou odosielateľa, a kam vám majú posielať reporty. Stavia na záznamoch SPF a DKIM, sám nič neoveruje.

Ako k tomu môže dôjsť, keď máte všetko správne nastavené? Veľmi jednoducho. Niekto sa za vás vydáva a vaším menom odosiela e-maily. Keďže nemá prístup k DNS záznamom vašej domény, kontrola SPF a DKIM pri jeho e-mailoch zlyhá. Záznam DMARC potom hovorí Gmailu, Azetu a ďalším poskytovateľom, či majú taký e-mail doručiť, presunúť do nevyžiadanej pošty alebo ho odmietnuť.

Anatómia záznamu DMARC

Príklad záznamu DMARC na začiatok:

v=DMARC1; p=none; pct=100; rua=mailto:vas@email.sk; sp=none; aspf=r; adkim=r;

Ako overiť, či DMARC záznam máte

1. Otvorte nástroj DMARC Check na webe MxToolbox, prípadne iný nástroj na kontrolu DMARC.
2. Do prázdneho poľa zadajte svoju odosielaciu doménu. Odosielacia doména je časť adresy za zavináčom. U nás je to „quanda.com“, pretože odosielame z adries v tvare „meno@quanda.com“.
3. Pozrite sa na výsledok.
4. Ak záznam DMARC nemáte, pridajte ho podľa postupu nižšie.

Pridanie záznamu DMARC krok za krokom

1. Skopírujte záznam z príkladu vyššie a text „vas@email.sk“ nahraďte platnou e-mailovou adresou, na ktorú budete prijímať reporty.
2. Prihláste sa do služby, ktorá spravuje DNS záznamy vašej domény (napríklad Websupport, Active24 alebo Forpsi), a vytvorte záznam DMARC:
   1. Pridajte nový záznam typu TXT.
   2. Ako názov uveďte _dmarc. Celý názov má byť _dmarc.vasadomena.sk, správca DNS však zvyčajne doménu za zadaný názov doplní automaticky.
   3. Ako hodnotu vložte skopírovaný záznam.
   4. Nastavte TTL na 3600.
   5. Záznam uložte a overte, že sa v DNS objavil.
3. Sledujte reporty, ktoré vám začnú chodiť na uvedenú adresu.
4. Skontrolujte, že všetky e-maily, ktoré z domény odosielate, nielen z Quandy, majú SPF a DKIM v poriadku. Pozri bod 7.
5. Keď máte overené, aj pomocou reportov DMARC, že všetko odosielanie je správne nastavené, zmeňte v zázname p=none na p=quarantine a neskôr na p=reject.

Pozor: Politiku quarantine alebo reject nezapínajte hneď. Ak niektorý systém posiela e-maily z vašej domény bez SPF a DKIM, jeho e-maily prestanú dochádzať. Pre Gmail, Yahoo aj Outlook.com stačí p=none.

7. Skontrolujte všetky miesta, z ktorých odosielate e-maily

Nezabudnite na SPF a DKIM ani pri bežných e-mailoch, notifikáciách alebo e-mailoch z vášho webu či e-shopu, ktoré odchádzajú z rovnakej domény.

Ak niektoré z nich nebude možné pomocou SPF a DKIM overiť, poskytovatelia schránok s nimi naložia podľa vašej politiky DMARC.

Čo je potrebné urobiť:

1. Urobte si zoznam všetkých miest, z ktorých odosielate e-maily z domény, ktorú v Quande používate na hromadné e-maily. Typicky firemná pošta, e-shop, fakturačný systém, CRM, rezervačný systém alebo formuláre na webe.
2. Skontrolujte, že na všetkých týchto miestach majú odchádzajúce e-maily nastavené SPF a DKIM.
3. Ak áno, je všetko v poriadku.
4. Ak nie, SPF a DKIM doplňte. Pomôžu vám aj reporty DMARC, v ktorých uvidíte každý server, ktorý z vašej domény posiela.

Tip: Hromadné e-maily môžete posielať zo subdomény, napríklad info.firma.sk. Reputácia marketingových kampaní sa tak menej mieša s bežnou firemnou poštou. Subdoménu je potrebné v Quande overiť rovnako ako hlavnú doménu. Záznam DMARC hlavnej domény sa cez značku sp vzťahuje aj na subdomény a do limitu 5 000 e-mailov sa subdomény počítajú.

Čo v Quande skontrolovať hneď teraz

• Otvorte Nastavenia / Overenie domén & DNS a overte zelené fajky pri všetkých troch CNAME záznamoch.
• Skontrolujte, že všetci používatelia posielajú z adresy na firemnej doméne, nie z free mailu.
• Overte, že vaša doména má záznam DMARC aspoň s politikou p=none.
• Nastavte si Google Postmaster Tools a sledujte mieru sťažností na spam.
• Spíšte všetky miesta, z ktorých z vašej domény odchádzajú e-maily, a skontrolujte pri nich SPF a DKIM.
• Prejdite reporty DMARC a až potom politiku sprísnite.

Na záver

Ak máte akékoľvek otázky alebo si nie ste istí, ako postupovať, obráťte sa na nás na support@onquanda.com alebo na telefóne +420 605 163 892. S kontrolou nastavenia a pridaním všetkých DNS záznamov vám pomôžeme. Súvislosti doručiteľnosti od overenia domény po metriky vysvetľuje online kurz Doručiteľnosť e-mailov od A po Z. Ak chcete prejsť celé nastavenie spoločne, dohodnite si konzultáciu zdarma.