Právne aspekty spracúvania osobných údajov podľa GDPR, teda právny titul, účel spracúvania a platnosť, nastavíte pri kontaktoch v Quande hromadne importom. Kontakty vyexportujete, v Exceli vyplníte stĺpce pre spracúvanie osobných údajov a súbor naimportujete späť s prednosťou Importované kontakty. Evidencia je dostupná vo všetkých tarifoch.
Pri každom kontakte potom nájdete právny titul, účel a platnosť v detaile kontaktu v časti Nastavenie odosielania. Podľa účelu vyberáte príjemcov kampaní v Podrobnom filtri na stránke Príjemcovia. Prečo na evidencii záleží a ako získavať súhlas, vysvetľuje článok GDPR v e-mail marketingu. Dozor nad ochranou osobných údajov na Slovensku vykonáva Úrad na ochranu osobných údajov SR.
Ktoré stĺpce v súbore potrebujete
Export kontaktov obsahuje všetky stĺpce. Tie, ktoré nepotrebujete, pokojne zmažte. Ponechajte stĺpec E-mail (hlavný e-mail), podľa ktorého Quanda kontakty pri importe páruje, a tieto stĺpce:
| Stĺpec | Čo doň napísať |
|---|---|
| Vlastník kontaktu bol overený pomocou Double opt in | true, ak kontakt adresu potvrdil cez double opt-in, inak false |
| Účel spracovania osobných údajov | číslo účelu 1 až 19, viac účelov oddeľte čiarkou, so znamienkom mínus účel odoberiete, napríklad -2 |
| Status zasielanie e-mailov | 1 = Zasielať e-maily, 2 = Nemôžeme zasielať (odhlásenie), 3 = Nemôžeme zasielať (vypršal súhlas), 4 = Nemôžeme zasielať (čakáme na súhlas) |
| Platnosť do | dátum, prípadne aj čas, v tvare 13.10.2028 alebo 13.10.2028 13:30 |
| Právny titul: Oprávnený záujem správca | true alebo false |
| Právny titul: Plnenie právnej povinnosti | true alebo false |
| Právny titul: Plnenie zmluvy alebo rokovania o jej uzavretí | true alebo false |
| Právny titul: Súhlas so spracovaním osobných údajov | true alebo false |
| Právny titul: Verejný záujem | true alebo false |
| Právny titul: Životne dôležitý záujem | true alebo false |
Aké čísla účelov Quanda používa
| Číslo | Účel spracúvania |
|---|---|
| 1 | Nenastavený (predvolené) |
| 2 | Zasielanie obchodných a reklamných oznámení |
| 3 | Direct marketing |
| 4 | Zlepšovanie produktov a služieb |
| 5 | Zasielanie informácií o novinkách |
| 6 | Reakcia na prejavený záujem |
| 7 | Poskytnutie odborného obsahu |
| 8 | Realizácia zákazníckej súťaže |
| 9 | Realizácia vzdelávacích akcií |
| 10 | Realizácia marketingového prieskumu |
| 11 | Realizácia prieskumu trhu |
| 12 | Plnenie kúpnej zmluvy alebo rokovania o jej uzavretí |
| 13 | Plnenie Zmluvy o dielo alebo konanie o jej uzavretí |
| 14 | Plnenie pracovnoprávnych zmlúv a povinností |
| 15 | Ochrana majetku a zdravia |
| 16 | Uplatnenie právnych nárokov |
| 17 | Plnenie zákona o účtovníctve |
| 18 | Archivácia vo verejnom záujme |
| 19 | Pre štatistické účely |
Ako importovať právny titul, účel a platnosť
- Roztrieďte kontakty podľa toho, na akom základe im píšete. Typicky existujúci zákazníci s oprávneným záujmom správcu a záujemcovia, pri ktorých súhlas preukážete. Kontakty, pri ktorých súhlas preukázať neviete, neimportujte.
- Vyexportujte kontakty. Otvorte Kontakty a úplne dole pod zoznamom kliknite na Hromadný export kontaktov.
- Otvorte export v Exceli cez kartu Údaje, Z textu/CSV s kódovaním UTF-8 a oddeľovačom čiarka, pozrite Ako otvoriť súbor CSV v Exceli.
- Vyplňte GDPR stĺpce podľa tabuliek vyššie.
- Uložte súbor najlepšie ako zošit xlsx. Keď chcete CSV, zvoľte CSV UTF-8 (s oddeľovačmi) a skontrolujte, že stĺpce oddeľuje čiarka. Súbor s bodkočiarkami import neprijme.
- Naimportujte súbor cez Hromadný import kontaktov s prednosťou Importované kontakty a po importe náhodne skontrolujte niekoľko kontaktov. Postup importu popisuje Sprievodca importom kontaktov.
Pre existujúceho zákazníka a záujemcu so súhlasom vyzerajú stĺpce takto:
| E-mail (hlavný e-mail) | Účel spracovania osobných údajov | Status zasielanie e-mailov | Platnosť do | Právny titul: Oprávnený záujem správca | Právny titul: Súhlas so spracovaním osobných údajov |
|---|---|---|---|---|---|
| zakaznik@example.com | 2 | 1 | 13.10.2028 | true | false |
| zaujemca@example.com | 5 | 1 | 13.10.2028 | false | true |
Keď má kontakt viac účelov, napíšte ich do jednej bunky oddelené čiarkou, napríklad 2,5. Do stĺpca Platnosť do potom patria dva dátumy a do každého stĺpca Právny titul dve hodnoty true alebo false, vždy v rovnakom poradí ako účely. V ostatných stĺpcoch Právny titul nechajte hodnotu false.
Tip: Pri veľkej databáze si najskôr urobte skúšobný import na pár riadkoch. Chyba v poradí hodnôt sa v tabuľke s tisíckami riadkov hľadá ťažko.
Máte otázky? Radi vám na ne odpovieme. Stačí kontaktovať našu zákaznícku podporu na tel. +420 605 163 892, e-mail: support@onquanda.com.
Časté otázky
Vyexportujte kontakty, v Exceli vyplňte stĺpce Účel spracovania osobných údajov, Platnosť do, Status zasielanie e-mailov a stĺpce Právny titul a súbor naimportujte späť s prednosťou Importované kontakty. Import 1 000 kontaktov trvá zhruba 2 až 3 minúty.
Číslom od 1 do 19 podľa zoznamu účelov v Quande, napríklad 2 pre Zasielanie obchodných a reklamných oznámení. Viac účelov napíšte do jednej bunky oddelených čiarkou, napríklad 2,5. So znamienkom mínus účel odoberiete, napríklad -2.
Každý právny titul má vlastný stĺpec. Pri titule, ktorý chcete nastaviť, napíšte true, pri ostatných false. Keď má kontakt viac účelov, zapíšte hodnoty v rovnakom poradí ako účely, napríklad true,false.
Najčastejšie bola zvolená prednosť Existujúce kontakty, s ktorou Quanda kontakty, ktoré už má, preskočí. Import zopakujte s prednosťou Importované kontakty. Skontrolujte aj, že súbor používa ako oddeľovač čiarku, CSV s bodkočiarkami import neprijme.
Áno. Právny titul, účel spracúvania aj platnosť evidujete pri kontaktoch vo všetkých tarifoch Quandy bez príplatku.