Kontakty na import do Quandy pripravíte tak, že ich vyexportujete z CRM, Outlooku alebo účtovného programu do súboru xlsx alebo CSV, v Exceli skontrolujete stĺpce s e-mailom, menom, priezviskom a štítkami a súbor uložíte ako xlsx alebo CSV v kódovaní UTF-8. Takto pripravený súbor potom nahráte cez Sprievodcu importom kontaktov.

Ako kontakty vyexportovať a otvoriť v Exceli

Väčšina CRM, poštových a účtovných programov vie kontakty vyexportovať do súboru xlsx pre Excel alebo do textového súboru CSV.

  • Súbor xlsx otvoríte v Exceli bežne dvojklikom.
  • Súbor CSV po dvojkliku často skončí v jednom stĺpci a s rozbitou diakritikou. Načítajte ho preto cez kartu Údaje a tlačidlo Z textu/CSV s kódovaním UTF-8 a oddeľovačom čiarka. Celý postup opisuje článok Ako otvoriť súbor CSV v Exceli.

Ktoré údaje do súboru pripraviť

Najdôležitejší je e-mail, pretože podľa neho Quanda spozná, či kontakt už má uložený. Jedna e-mailová adresa môže byť v Quande uložená len raz. Odporúčame pripraviť aspoň tieto stĺpce:

  1. E-mail
  2. Meno
  3. Priezvisko
  4. Telefón
  5. Štítky

Podľa toho, čo chcete v Quande využívať, sa hodia aj ďalšie stĺpce:

  • Pohlavie na oslovenie. Quanda prijme hodnoty male a female alebo man a woman, ako aj české muž a žena. Ako pripraviť a naimportovať samotné oslovenia, popisuje článok Tvorba oslovenia v rámci importu.
  • Vlastník kontaktu s e-mailom používateľa Quandy, ktorý sa o kontakt stará. Využijete ho na automatickú voľbu odosielateľa. Viac v článku Vlastník kontaktu.
  • Používateľské polia na údaje, ktoré nemajú vlastné pole, napríklad číslo zákazníckej karty.
  • Právny titul, účel spracovania a platnosť súhlasu na evidenciu podľa GDPR. Viac v článku Ako správne importovať právne aspekty spracúvania osobných údajov (GDPR).

Ako rozdeliť kontakty do skupín pomocou štítkov

Štítok zaradí kontakt do skupiny a najčastejšie ho využijete pri výbere príjemcov kampane. Skôr než súbor pripravíte, rozmyslite si, aké skupiny budete na komunikáciu potrebovať. Osvedčuje sa rozdelenie na existujúcich a potenciálnych zákazníkov, pretože každá skupina zvyčajne dostáva iné informácie. Ďalej môžete kontakty triediť podľa kategórie produktov, miesta alebo spôsobu nákupu či vzťahu k vašej firme.

Na štítky vytvorte v Exceli samostatný stĺpec:

  1. Do bunky napíšte štítok, napríklad zakaznik.
  2. Keď má kontakt patriť do viacerých skupín, napíšte štítky do jednej bunky a oddeľte ich čiarkou, napríklad zakaznik, novinky.
  3. Pre rovnakú skupinu používajte vždy presne rovnaký štítok. Quanda rozlišuje medzery, veľké a malé písmená aj diakritiku, takže z preklepu vznikne nový štítok.

Quanda štítky pri importe sama založí a kontaktom priradí. Skupín si však nevytvárajte viac, než koľkým dokážete pravidelne posielať obsah, ktorý pre ne dáva zmysel. Viac o práci so štítkami nájdete v článku Štítky.

Ako súbor uložiť na import

Keď máte všetky údaje pripravené, uložte súbor:

  • ako xlsx,
  • ako CSV UTF-8 (oddelený čiarkami). Excel ponúka viac typov CSV, vždy zvoľte ten s oddeľovačmi. Formáty CSV (MS-DOS) a CSV (Macintosh) Quanda nepodporuje.

Keď sa po importe zobrazuje text s nezmyselnými znakmi namiesto diakritiky, pomôže návod na opravu kódovania.

Čo môžete nastaviť ešte pred importom

V Quande v časti Kontakty, Automatizácia môžete vopred zapnúť automatizácie kontaktov. Pri vytvorení alebo úprave kontaktu vedia vyplniť používateľské pole, pridať štítok, odoslať e-mail alebo doplniť ďalšie údaje. Automatizácie kontaktov nie sú vo všetkých tarifoch, prehľad nájdete v cenníku.

Importom môžete kontakty a údaje kedykoľvek neskôr doplniť alebo opraviť. Stačí zvoliť, že pri importe majú prednosť importované kontakty.

Máte otázky? Radi vám na ne odpovieme. Stačí kontaktovať našu zákaznícku podporu na tel. +420 605 163 892, e-mail: support@onquanda.com.

Časté otázky

Quanda importuje súbory xlsx a CSV. Súbor CSV uložte s oddeľovačmi a v kódovaní UTF-8, napríklad v Exceli ako CSV UTF-8 (oddelený čiarkami). Formáty CSV (MS-DOS) a CSV (Macintosh) Quanda nepodporuje.

Najdôležitejší je e-mail, pretože podľa neho Quanda spozná, či kontakt už má uložený. Odporúčame pridať aspoň meno, priezvisko, telefón a štítky. Na oslovenie vo vokatíve sa hodí aj pohlavie a na automatickú voľbu odosielateľa stĺpec s vlastníkom kontaktu.

Všetky štítky napíšte do jednej bunky v stĺpci so štítkami a oddeľte ich čiarkou. Quanda ich pri importe založí a kontaktu priradí. Pozor na písanie, rozlišujú sa medzery, veľké a malé písmená aj diakritika.

Quanda pri importe prijme hodnoty male a female alebo man a woman, ako aj české muž a žena.

Áno. Importom môžete kedykoľvek doplniť, opraviť alebo pridať kontakty aj jednotlivé údaje. Pri importe stačí zvoliť, že prednosť majú importované kontakty, a Quanda údaje pri existujúcich e-mailoch aktualizuje.

Áno. Importom môžete pri kontaktoch uložiť právny titul, účel spracovania osobných údajov, jeho platnosť a povolenie zasielať e-maily. Evidencia je dostupná vo všetkých tarifoch.