Automatizácia formulárov: ako ju nastaviť a využiť naplno

Automatizácia formulára je pravidlo, ktoré Quanda vykoná sama, keď návštevník odošle formulár na vašom webe. Spustí ju každé odoslanie alebo len odoslanie so zaškrtnutým súhlasom. Potom môže kontaktu pridať alebo odobrať štítok, poslať mu potvrdzovací e-mail, upozorniť vás alebo kolegu, vyplniť až 6 užívateľských polí, priradiť vlastníka kontaktu a uložiť podrobnosti GDPR o súhlase. Každú akciu naplánujete na minúty, hodiny alebo dni po odoslaní. Od 6. 10. 2026 navyše formuláre vznikajú v novom drag & drop editore a na web sa vkladajú ako HTML.

V kocke

1. Jedna automatizácia vykoná jednu akciu, ich počet pri formulári nie je obmedzený a každú naplánujete na minúty, hodiny alebo dni po odoslaní.
2. Základ sú štyri automatizácie: štítok, potvrdzovací e-mail, upozornenie obchodníkovi a podrobnosti GDPR pri súhlase.
3. Štítok nastavte ako prvú automatizáciu s čakaním 1 minúta a pomenujte ho podľa formulára, napríklad Webinár október.
4. Pri formulári so súhlasom uložíte ku kontaktu právny titul, účel spracovania a dĺžku spracovania.
5. Double opt-in overí e-mail odosielateľa a overený kontakt dostane príznak Overený.
6. Od 6. 10. 2026 sa formuláre tvoria v novom drag & drop editore, ktorý spája stránky formulára, dizajn aj animácie a zvlášť rieši desktop a mobil.

Stručne: čo automatizácia formulára je, kedy sa spustí, čo vie a čo hrozí bez nej

• Čo to je: pravidlo, ktoré po odoslaní formulára samo vykoná akciu s novým kontaktom.
• Kedy sa spustí: po odoslaní formulára, prípadne len po odoslaní so zaškrtnutým súhlasom.
• Čo vie: sedem druhov akcií v troch skupinách: označenie kontaktu (štítky, užívateľské polia, vlastník), komunikácia (e-mail kontaktu, upozornenie kolegovi) a evidencia súhlasu (podrobnosti GDPR).
• Čo hrozí bez nej: kontakty z formulára sa stratia v databáze, nikto o nich nevie a súhlas nemáte doložený.

Čo sa zmenilo od vydania článku: Článok vyšiel vo februári 2019 a opisoval tri automatizácie: upozornenie kolegovi, potvrdzovací e-mail a štítok. V októbri 2026 sme ho prepísali podľa dnešnej Quandy. Pribudla druhá podmienka Formulár bol odoslaný so súhlasom, akcie pre užívateľské polia, vlastníka kontaktu a podrobnosti GDPR, súhrnné oznámenia a double opt-in. Od 6. 10. 2026 navyše Quanda používa nový editor formulárov. Všetky snímky obrazovky sú nové.

Čo je automatizácia formulára

Automatizácia formulára je pravidlo, ktoré Quanda vykoná automaticky po odoslaní formulára. Nemusíte kontakty ručne prepisovať, štítkovať ani posielať potvrdenia. Stačí raz nastaviť, čo sa má s každým novým kontaktom stať. Platí to pre kontaktný formulár, dopytový formulár aj prihlášku na odber newslettera.

Každá automatizácia má tri časti, rovnako ako automatizácie v e-mailových kampaniach alebo dotazníkoch:

• Spustiť, keď: udalosť, ktorá automatizáciu spustí. Pri formulári je to vždy jeho odoslanie.
• Nastaviť akciu: čo Quanda urobí, napríklad pridá štítok alebo pošle e-mail.
• Naplánovať: kedy sa akcia vykoná, o koľko minút, hodín alebo dní po odoslaní.

Jedna automatizácia vykoná jednu akciu. Keď po odoslaní chcete viac vecí, napríklad štítok, potvrdzovací e-mail a upozornenie obchodníkovi, nastavíte tri automatizácie. Každú pridáte tlačidlom Pridať podmienku, ich počet obmedzený nie je. Quanda v rozhraní nazýva automatizáciu podmienkou, preto sa tlačidlo volá Pridať podmienku. Ako automatizácie fungujú v celej Quande, opisuje článok E-mailové automatizácie: 8 scenárov, ktoré pracujú za vás.

Nový editor formulárov v Quande

Nový editor formulárov nasadila Quanda 6. 10. 2026. Je to drag & drop editor, v ktorom formulár poskladáte z polí a prvkov a navrhnete ho presne podľa svojho webu. Na jednom mieste sú teraz stránky formulára, dizajn aj animácie, predtým to boli samostatné kroky. Editor formulárov je súčasťou marketingovej platformy Quanda.

Čo nový editor prináša:

• Formulár ako HTML, nie ako iframe (iframe je rámec, ktorý do stránky vkladá obsah z inej adresy). Na stránke, kam formulár vložíte, sa vygeneruje priamo HTML. Ľahšie sa tak meria jeho konverzia.
• Všetko v jednom editore. Polia, dizajn, animácie aj vlastné CSS nastavujete na jednom mieste, hneď vidíte výsledok.
• Zvlášť desktop a mobil. Prepínačom hore prejdete na mobilné zobrazenie. Quanda sa opýta, či chcete pre mobil iný dizajn, a potom upravíte každú verziu samostatne.
• Ďakovná stránka pre obe verzie. Aj stránku, ktorá sa zobrazí po odoslaní, navrhnete zvlášť pre počítač a pre mobil.

Nové formuláre sa od 6. 10. 2026 tvoria len v novom editore. Formuláre vytvorené skôr upravujete zatiaľ v pôvodnom editore. Dokedy ho Quanda bude udržiavať, včas oznámi, aby ste mali dosť času formuláre previesť. Automatizáciu, double opt-in a vloženie kódu nájdete v ľavom menu formulára.

Dve podmienky: kedy sa automatizácia spustí

Automatizáciu formulára spustí vždy odoslanie formulára. V časti Spustiť, keď vyberáte z dvoch podmienok:

• Formulár bol odoslaný: automatizácia sa spustí pri každom odoslaní. Hodí sa pre štítky, potvrdzovací e-mail a upozornenie.
• Formulár bol odoslaný so súhlasom: automatizácia sa spustí len vtedy, keď návštevník zaškrtol políčko so súhlasom. Len s touto podmienkou môžete použiť akciu Nastaviť podrobnosti GDPR.

Druhá podmienka sa hodí pri formulároch, kde je súhlas dobrovoľný. Napríklad prihláška na podujatie môže mať súhlas so zasielaním noviniek. Kto ho zaškrtne, dostane štítok pre newsletter, ostatní len potvrdenie registrácie.

7 akcií, ktoré po odoslaní formulára nastavíte

Automatizácia formulára vie sedem druhov akcií: pridať štítok, odobrať štítok, odoslať e-mail kontaktu, odoslať upozornenie užívateľovi Quandy, vyplniť užívateľské pole, priradiť vlastníka kontaktu a nastaviť podrobnosti GDPR. Vyberáte ich v časti Nastaviť akciu.

E-mail pre akcie Odoslať e-mail a Odoslať e-mail užívateľovi pripravíte vopred ako transakčný e-mail. Transakčný e-mail je e-mail, ktorý Quanda pošle jednému kontaktu ako reakciu na jeho akciu, nie hromadná kampaň. Postup opisuje návod Automatizácia a transakčné e-maily v jednoduchej kampani. Do upozornenia vložte značky personalizácie, Quanda za ne dosadí údaje, ktoré kontakt vyplnil do formulára.

Tip: Užívateľské polia vyplnené automatizáciou sa hodia pre zdroj kontaktu. Keď rovnaký formulár vložíte na web aj na stánok na veľtrhu, vyplňte pri každej verzii iný text, napríklad Web a Veľtrh 2026. V kontaktoch potom hneď vidíte, odkiaľ kto prišiel. Užívateľské polia navyše môžete v ich nastavení premenovať a ich obsah hromadne zmazať, takže ich postupne využijete na rôzne účely.

Ako nastaviť automatizáciu formulára

Automatizáciu formulára nastavíte v Quande v šiestich krokoch: otvoríte formulár, v ľavom menu zvolíte Automatizácia, pridáte podmienku, vyberiete akciu, naplánujete ju a uložíte. Jedna automatizácia zaberie zhruba 2 minúty.

1. Otvorte formulár a v ľavom menu zvoľte Automatizácia.
2. Kliknite na Pridať podmienku a automatizáciu pomenujte.
3. V časti Spustiť, keď zvoľte Formulár bol odoslaný alebo Formulár bol odoslaný so súhlasom.
4. V časti Nastaviť akciu vyberte, čo sa má stať, a akciu doplňte, napríklad zvoľte štítok alebo transakčný e-mail.
5. V časti Naplánovať nastavte, o koľko minút, hodín alebo dní sa akcia vykoná.
6. Automatizáciu uložte. Pre každú ďalšiu akciu pridajte ďalšiu automatizáciu.

Uložené automatizácie uvidíte v Prehľade nastavených podmienok: názov, podmienku, akciu, dátum vytvorenia a kedy sa automatizácia naposledy spustila. Základný postup opisuje návod Automatizácia vo formulári.

Podrobnosti GDPR zo súhlasu vo formulári

Akcia Nastaviť podrobnosti GDPR uloží ku kontaktu, na základe čoho a ako dlho jeho osobné údaje spracúvate. Je dostupná len s podmienkou Formulár bol odoslaný so súhlasom a vypĺňate v nej tri údaje:

• Právny titul: súhlas so spracovaním osobných údajov, oprávnený záujem prevádzkovateľa, plnenie zmluvy alebo rokovanie o jej uzavretí, plnenie právnej povinnosti, verejný záujem alebo životne dôležitý záujem.
• Účel spracovania: napríklad zasielanie obchodných a reklamných oznámení, zasielanie informácií o novinkách, poskytnutie odborného obsahu, realizácia vzdelávacích podujatí alebo realizácia zákazníckej súťaže.
• Dĺžka spracovania osobných údajov: od 1 dňa do 20 rokov.

Právny titul, účel aj dĺžku voľte podľa textu súhlasu, ktorý vo formulári návštevník zaškrtáva. Čo v súhlase sľúbite, tomu majú zodpovedať aj údaje pri kontakte. Políčko so súhlasom nesmie byť vopred zaškrtnuté, súhlas musí návštevník dať sám.

4 automatizácie, ktoré nastavte pri každom formulári

Pri každom formulári nastavte štyri automatizácie: štítok, potvrdzovací e-mail kontaktu, upozornenie obchodníkovi a podrobnosti GDPR pri súhlase. Väčšina formulárov si s nimi vystačí.

1. Štítok pre všetkých, kto formulár odoslali. Podmienka Formulár bol odoslaný, akcia Pridať štítok, čakať 1 minútu. Štítok pomenujte podľa formulára, napríklad Webinár október alebo E-book automatizácia.
2. Potvrdzovací e-mail kontaktu (automatická odpoveď, autoresponder). Podmienka Formulár bol odoslaný, akcia Odoslať e-mail. Poďakujte, potvrďte, čo si kontakt objednal, a pošlite sľúbený obsah. Potvrdzovací e-mail prichádza vo chvíli, keď ho kontakt čaká.
3. Upozornenie obchodníkovi. Podmienka Formulár bol odoslaný, akcia Odoslať e-mail užívateľovi pošle údaje z formulára kolegovi.
4. Podrobnosti GDPR pri súhlase. Podmienka Formulár bol odoslaný so súhlasom, akcia Nastaviť podrobnosti GDPR podľa textu súhlasu.

Pri dopytoch a žiadostiach o ukážku pridajte piatu automatizáciu s akciou Priradiť vlastníka kontaktu.

Príklad z praxe: Vlastný formulár Quandy „60+ tipov na pútavé predmety e-mailov“ beží od roku 2020. Za ten čas cez neho prišlo 446 kontaktov a odoslalo ho 7,1 % ľudí, ktorým sa zobrazil. Tipy dostanú kontakty priamo v potvrdzovacom e-maile. Ten otvorilo 60,2 % príjemcov a na tlačidlo s odkazom na ďalšie tipy, ako vylepšiť e-mailové kampane, kliklo 9,2 %.

Pozor: Kontakt, ktorý formulár odoslal bez štítku, v databáze dohľadáte len ručne. Štítok preto nastavte vždy ako prvú automatizáciu, ešte predtým, ako formulár vložíte na web.

Na štítok z formulára potom nadviaže ďalšia komunikácia, napríklad uvítací seriál. Príklady nájdete v článku E-mailové automatizácie: 8 scenárov, ktoré pracujú za vás.

Súhrnné oznámenia manažérovi formulára

Súhrnné oznámenia sú prehľad nových odoslaní formulára, ktorý Quanda posiela manažérovi formulára denne, týždenne alebo mesačne. Zapnete ich pod prehľadom automatizácií v nastavení Zasielať súhrnné oznámenia. Manažéra formulára určíte v nastavení formulára. Voľbou Nezasielať oznámenia vypnete. Pri novom formulári je v predvolenom nastavení zvolené Týždenne.

Súhrnné oznámenia sa hodia tam, kde nepotrebujete reagovať na každý kontakt hneď, napríklad pri prihláškach na odber newslettera. Pri dopytoch použite radšej akciu Odoslať e-mail užívateľovi, upozornenie príde hneď po odoslaní.

Double opt-in: overenie e-mailu z formulára

Double opt-in je overenie e-mailovej adresy, ktorú návštevník do formulára zadal. Zapnete ho v ľavom menu formulára v časti Double opt in prepínačom Aktivovať overenie vlastníka e-mailu pomocou Double opt in. Potom napíšete predmet a obsah overovacieho e-mailu a tlačidlom Vložiť overovací odkaz doň vložíte overovací odkaz.

Po odoslaní formulára príde kontaktu overovací e-mail. Až kliknutím na odkaz svoju adresu overí. Overený kontakt má v zozname kontaktov príznak Overený a v histórii kontaktu vidíte, kedy a pomocou ktorého formulára k overeniu došlo.

Overovací odkaz nemusí byť len v e-maile z formulára. E-mail editor ho ponúka ako jeden z typov odkazov, takže ho vložíte aj do bežnej kampane alebo do transakčného e-mailu, napríklad keď chcete overiť staršie kontakty. Prečo sa double opt-in oplatí a čo hovoria dáta, rozoberá článok Double opt-in. Čo je to a ako funguje?, nastavenie krok za krokom opisuje návod Double opt in.

Kontrolný zoznam automatizácií formulára

Pred vložením formulára na web skontrolujte sedem vecí: štítok, potvrdzovací e-mail, upozornenie, podrobnosti GDPR, nezaškrtnutý súhlas, double opt-in a skúšobné odoslanie.

• Formulár má automatizáciu, ktorá každému kontaktu pridá štítok.
• Kontakt dostane potvrdzovací e-mail so všetkým, čo ste vo formulári sľúbili.
• O nových kontaktoch sa dozvie ten, kto na ne má reagovať, upozornením alebo súhrnnými oznámeniami.
• Formulár so súhlasom ukladá podrobnosti GDPR zodpovedajúce textu súhlasu.
• Políčko so súhlasom nie je vopred zaškrtnuté.
• Double opt-in je zapnutý tam, kde potrebujete overené adresy.
• Formulár ste otestovali: odoslali ste ho a skontrolovali štítok, e-maily aj údaje pri kontakte.

Na záver

Automatizácia formulára rozhodne o tom, či z vyplneného formulára bude nový zákazník alebo zabudnutý riadok v databáze. Štítok, potvrdzovací e-mail, upozornenie a podrobnosti GDPR nastavíte za pár minút a potom už pracujú samy pri každom kontakte. S novým editorom navyše formulár navrhnete zvlášť pre počítač aj pre mobil.

Ako formuláru pomôcť k čo najväčšiemu počtu kontaktov, radí článok Animované formuláre: automat na nové kontakty a čo ponúknuť výmenou za kontakt, článok Lead magnety v B2B marketingu. Celú tému prejdete v online kurze zadarmo Získavanie kontaktov: formuláre a lead magnety. A ak chcete automatizácie nastaviť s nami, ozvite sa nám.