Ako z odpovedí vybrať termín, miesto a program

Plánovací dotazník je prieskum pred akciou, ktorého výsledkom nie sú názory, ale rozhodnutia: kedy, kde, na ako dlho a s akým programom. Preto väčšina otázok ponúka možnosti, ktoré sa dajú spočítať.

• Termín: do druhej otázky doplňte len termíny, ktoré máte vopred dohodnuté s miestom konania. Vyhráva termín s najväčším počtom hlasov medzi ľuďmi, ktorí v prvej otázke odpovedali Určite prídem alebo Skôr prídem.
• Dĺžka a dni: čítajte obe otázky spolu. Keď väčšina chce pracovné dni a najviac jeden deň, viacdňová víkendová akcia účasť zníži, aj keby bol program akokoľvek dobrý.
• Miesto: otázka na dojazd určí okruh, v ktorom hľadať. Tipy z otvorenej otázky potom posudzujte len vnútri tohto okruhu. Keď veľa ľudí podmieňuje účasť spoločnou dopravou, zahrňte autobus do rozpočtu.
• Program: každý vyberá najviac tri možnosti, poradie podľa počtu hlasov je preto rovno poradím priorít. Prvé dve až tri miesta tvoria kostru programu.
• Sprievod: odpovede s partnerom a deťmi menia typ miesta aj programu. Rozhodnite, či bude akcia so sprievodom, skôr, než miesto zarezervujete.

Výsledky hlasovania ľuďom pošlite spolu s pozvánkou. Kto vidí, že jeho hlas mal váhu, príde skôr a ďalší dotazník vyplní ochotnejšie.

Ako poslať dotazník účastníkom z Quandy

1. V Quande vytvorte nový dotazník a zadajte do neho trinásť otázok šablóny. Postup opisuje pomoc Vytvorenie a nastavenie online dotazníka.
2. Doplňte miesta v zátvorkách: názov alebo ročné obdobie akcie a tri konkrétne termíny, ktoré máte vopred dohodnuté s miestom konania.
3. V kroku Distribúcia prepnite stav dotazníka na Pripravený na použitie a zvoľte Distribuovať e-mailom, odpovede sa potom uložia ku kontaktom.
4. Kampaň pošlite dva až tri mesiace pred akciou a v e-maile uveďte dátum, do ktorého zbierate odpovede. Desať dní zvyčajne stačí.
5. Kto do týždňa neodpovie, tomu pošlite jednu pripomienku s dátumom uzávierky. Viac pripomienok už pôsobí ako nátlak.

Ako vyhodnotiť odpovede účastníkov

Odhad účasti je počet ľudí, s ktorým idete rezervovať miesto. Vychádza z prvej otázky a spresní ho až záväzná prihláška v pozvánke.

1. V dotazníku otvorte Analýzu odpovedí. Pri každej otázke vidíte počty a podiely jednotlivých možností.
2. Z prvej otázky odhadnite účasť: odpovede Určite prídem a zhruba polovica odpovedí Skôr prídem.
3. Pokročilým filtrom zobrazte len tých, ktorí prídu určite alebo skôr prídu, a až v tomto výbere čítajte termíny, dĺžku, dojazd a program.
4. Pri strave spočítajte jednotlivé obmedzenia a vypíšte si odpovede z poľa Iné obmedzenie alebo alergie. Zoznam odovzdajte cateringu.
5. Výsledky stiahnite ako PDF v Záverečnej správe a priložte ich k návrhu akcie pre vedenie.

Ako odpovede využiť v pozvánke a na akcii

Pozvánka na firemnú akciu je e-mail, ktorý má z nezáväzného záujmu urobiť potvrdenú účasť. Najlepšie funguje, keď sa opiera o to, čo ľudia sami povedali v dotazníku.

• V pozvánke uveďte, koľko ľudí hlasovalo a čo vyhralo: termín, miesto a hlavné body programu.
• Ľuďom, ktorí odpovedali Závisí od termínu a programu, pošlite pozvánku s programom na prvom mieste. Rozhodujú sa podľa neho.
• V automatizáciách dotazníka nastavte akciu Pridať štítok, napríklad Akcia leto, dotazník vyplnený. Podľa štítka potom oslovíte osobitne tých, ktorí vyplnili, a tých, ktorí nie.
• Tipy na hostí a nápady z poslednej otázky prejdite s vedením. Jeden splnený nápad, o ktorom na akcii poviete, čí bol, urobí viac než drahý program.
• Po akcii pošlite krátke hodnotenie s tromi otázkami a výsledky si uložte na plánovanie ďalšieho ročníka.