Kontakty z veľtrhu: ako ich získať a nepremrhať

Kontakty z veľtrhu získate, keď si vopred stanovíte cieľ, pozvete zákazníkov na svoj stánok a na stánku zbierate kontakty rovno do databázy, nie na vizitky. Veľtrh je jedna z mála príležitostí, keď stretnete potenciálnych zákazníkov osobne, vypočujete si ich námietky a spoznáte, kto má o produkt skutočný záujem. Aby sa z rozhovorov stali obchody, potrebujete formulár so súhlasom na tablete alebo za QR kódom, štítok, podľa ktorého kontakty z veľtrhu spoznáte, a follow-up e-mail do 48 hodín. Nižšie nájdete postup v siedmich krokoch, šesť chýb, pre ktoré sú peniaze za veľtrh vyhodené, a pravidlá pre súhlas podľa GDPR.

V kocke

1. Veľtrh je jeden z najsilnejších off-line zdrojov kontaktov: zákazník porovná dodávateľov na jednom mieste a vy sa s ním rozprávate z očí do očí.
2. Bez účelu a cieľa vyjadreného číslom nespoznáte, či sa veľtrh oplatil.
3. Pozvánka e-mailom dva až tri týždne vopred privedie na stánok ľudí, ktorí vás už poznajú.
4. Kontakty zbierajte formulárom na tablete alebo cez QR kód rovno do databázy, so súhlasom a so štítkom veľtrhu.
5. Vizitka nie je súhlas so zasielaním newslettera, slúži len na odpoveď na to, o čom ste sa rozprávali.
6. Follow-up e-mail pošlite do 48 hodín, kým si vás ľudia pamätajú.

Stručne: kedy začať, ako zbierať, čo potrebujete a čo hrozí

• Kedy začať: s koncom predchádzajúceho veľtrhu, stánok a prieskum riešte niekoľko mesiacov vopred.
• Ako zbierať kontakty: formulárom z Quandy na tablete alebo cez QR kód s odkazom na formulár, vizitky len ako záloha.
• Čo potrebujete: cieľ vyjadrený číslom, lead magnet, nezaškrtnuté políčko so súhlasom a štítok veľtrhu.
• Čo hrozí: po týždni má záujemca v schránke viac ponúk od konkurencie a bez súhlasu ho nesmiete zaradiť do newslettera.

Čo sa zmenilo od vydania článku: Článok vyšiel v novembri 2019 v češtine pod názvom Kontakty môžete efektívne získavať aj off-line a vznikol v spolupráci s Ing. Jiřím Janečkom zo spoločnosti Fiveco, ktorá sa venuje veľtržnému marketingu. V októbri 2026 sme ho prepísali do postupu v siedmich krokoch a vydali aj v slovenčine. Pribudol zber kontaktov na stánku formulárom na tablete a cez QR kód, pravidlá pre súhlas podľa GDPR, automatizácia formulára a follow-up e-mail po veľtrhu.

Prečo sa kontakty z veľtrhu oplatia

Kontakt z veľtrhu je kontakt na človeka, s ktorým ste sa osobne rozprávali na stánku a ktorý vám svoju adresu zveril. Taký kontakt má väčšiu hodnotu ako adresa z webu, pretože už viete, čo ho zaujíma a aké má námietky.

Keď sa dá prakticky všetko kúpiť na internete, môže sa účasť na veľtrhu zdať ako vyhodené peniaze. Veľtrh vám však ponúka tri veci, ktoré internet neponúkne:

• Osobný rozhovor. Rozprávate sa so zákazníkom z očí do očí a vidíte, ako reaguje na jednotlivé informácie o produkte. Spoznáte skryté námietky, ktoré sa v on-line svete nikdy nedozviete a ktoré by mohli zabrániť obchodu, a môžete na ne hneď reagovať.
• Produkt v ruke. Zákazník si produkt prezrie, ohmatá a možno aj vyskúša.
• Porovnanie na jednom mieste. Návštevník veľtrhu hľadá riešenie a na jednom mieste porovná viac dodávateľov. Práve to je vaša najväčšia príležitosť: z anonymných návštevníkov môžete získať toľko relevantných kontaktov, že z nich obchodné oddelenie vyžije do ďalšieho veľtrhu.

Účasťou na veľtrhu navyše dávate najavo určitú finančnú stabilitu. Zákazník vidí, že nie ste firma, ktorá to myslí napoly.

Ako získať kontakty na veľtrhu v 7 krokoch

Veľtržný marketing je príprava, priebeh a nadväzujúca komunikácia okolo účasti na veľtrhu, ktoré majú jeden cieľ: premeniť návštevníkov stánku na zákazníkov. Nasledujúcich sedem krokov ide v poradí, v akom ich budete robiť.

Krok 1: Stanovte účel a merateľný cieľ

Rozhodnite sa, či idete na veľtrh predstaviť novinku, predávať alebo získať nové obchodné kontakty, a cieľ vyjadrite číslom, napríklad počtom kvalifikovaných kontaktov.

Vystavovateľov možno podľa účelu rozdeliť do troch skupín:

• Prezentácia produktu. Chcete predstaviť novinku alebo zásadnú inováciu, aby svet vedel, že váš produkt existuje.
• Predaj. Produkt máte pripravený v potrebnom množstve a na veľtrhu ho predávate.
• Nové obchodné kontakty. Najpočetnejšia skupina vystavovateľov ide na veľtrh získať čo najviac nových kontaktov.

Cieľ je kvantifikácia účelu. Keď idete po kontakty, stanovte, koľko ich získate. Keď chcete predávať, stanovte, v akej sume. Keď predstavujete produkt, stanovte, koľkým zákazníkom alebo novinárom ho predvediete. Podľa účelu a cieľa potom pripravte všetko ostatné: pozvánky, stánok aj formulár. Cieľ možno nesplníte na sto percent, ale bez neho nemáte s čím výsledok porovnať. Pri kontaktoch si k cieľu spočítajte aj cenu za kvalifikovaný kontakt, teda všetky náklady na veľtrh vydelené počtom kontaktov s konkrétnym záujmom. Po veľtrhu ju porovnáte s cenou kontaktu z iných zdrojov.

Krok 2: Zistite, čo zákazníkov zaujíma

Pred veľtrhom pošlite existujúcim zákazníkom krátky dotazník a ich odpovede premietnite do pozvánky, materiálov aj stánku.

Platí známe porekadlo, že najväčšou chybou marketéra je myslieť si, že vie, čo si myslí zákazník. Prieskum je jednoduchá cesta, ako to zistiť naozaj. Opýtajte sa, čo zákazníkov na veľtrhu zaujíma, s čím majú problémy a čo by u vás chceli vidieť. Odpovede vám ukážu témy, ktoré na stánku zaujmú. Ako dotazník zostaviť, opisuje článok 6 krokov, ako vytvoriť dotazník.

Krok 3: Pozvite zákazníkov vopred

Dva až tri týždne pred veľtrhom pošlite pozvánku s číslom stánku a dôvodom, prečo sa zastaviť, a týždeň vopred pripomienku.

Do pozvánky napíšte, čo na stánku uvidia a čo tam dostanú: ukážku novinky, výsledky prieskumu alebo konzultáciu zdarma. Kontakty, ktoré odpovedali alebo klikli, si označte štítkom a obchodníci im môžu navrhnúť konkrétny čas stretnutia. Kto pozvánku neotvoril, tomu pošlite druhú vlnu s iným predmetom, postup opisuje článok Druhá vlna e-mailu.

Krok 4: Postavte stánok podľa zákazníka

Stánok musí na prvý pohľad povedať, komu a s čím pomáhate, pretože návštevník sa rozhoduje v chôdzi.

Predstavte si návštevníka, ktorý vojde do pavilónu, zastaví sa a rozhliadne. Vidí desiatky vystavovateľov, ktorí čakajú, kým ich niekto navštívi. Prejde prvý stánok, druhý, tretí a potom už len prebehne zvyšok očami. Ak neponúkate niečo naozaj výnimočné, musíte jeho pozornosť upútať hneď.

Stánok preto postavte podľa pravidla upútať, zaujať, odovzdať posolstvo. Dizajn, grafika, rozloženie aj to, kde stojí tablet s formulárom, vychádzajú z prieskumu v kroku 2. Stánok nemusí byť drahý: firmy, ktoré sa venujú veľtržnému marketingu, ponúkajú skladacie stánky na prenájom alebo na kúpu, ktoré sa zmestia do dodávky a použijete ich opakovane.

Krok 5: Zbierajte kontakty rovno do databázy

Na stánku otvorte formulár z Quandy na tablete alebo vystavte QR kód s odkazom naň, aby sa každý kontakt uložil rovno so súhlasom a so štítkom veľtrhu.

Formulár nemusí byť vložený na vašom webe. Na stránke Vložiť kód nájdete aj adresu, na ktorej sa formulár zobrazí ako samostatná webová stránka, opisuje to pomoc Vloženie kódu formulára. Tú otvorte v prehliadači tabletu. Rovnakú adresu preveďte v ľubovoľnom generátore na QR kód a vytlačte ho na stojan alebo leták, aby návštevníci mohli formulár vyplniť vo vlastnom telefóne, keď je pri tablete rad.

Pre veľtrh vytvorte samostatný formulár so štyrmi poľami: e-mail, meno, firma a otázka na termín nákupu, k tomu nezaškrtnuté políčko so súhlasom. Jeho automatizáciami nastavte, čo sa po odoslaní stane:

• Pridať štítok, napríklad Veľtrh 2026, aby sa kontakty z veľtrhu dali vybrať do follow-up kampane.
• Vyplniť užívateľské pole zdrojom kontaktu, napríklad Veľtrh Nitra 2026.
• Odoslať e-mail s poďakovaním a sľúbeným lead magnetom hneď po vyplnení.
• Odoslať e-mail užívateľovi, teda upozornenie obchodníkovi, aby vedel, kto sa na stánku zastavil.
• Nastaviť podrobnosti GDPR pri kontaktoch, ktoré zaškrtli súhlas: právny titul, účel a dĺžku spracúvania.

Ako automatizácie nastaviť, opisuje článok Automatizácia formulárov: ako ju nastaviť a využiť naplno. Čo ponúknuť výmenou za kontakt, radí článok Lead magnety v B2B marketingu, ako pripraviť e-book, za ktorý ľudia dajú kontakt, článok Ako vytvoriť e-book.

Zdroj: vlastná skúsenosť Quandy s formulármi a importom kontaktov.

Tip: Na wifi výstaviska nespoliehajte. Vezmite si telefón so zdieľaním dát alebo tablet s vlastnou SIM kartou a pre istotu aj papierový formulár s rovnakými poľami a políčkom na súhlas. Kontakty z papiera aj vizitky po veľtrhu nahráte cez sprievodcu importom kontaktov a rovno im pridáte štítok veľtrhu.

Krok 6: Rozlíšte záujemcov od zberačov pier

Do formulára pridajte jednu otázku, ktorá ukáže záujem, napríklad kedy plánujú nákup, a obchodníkom odovzdávajte hlavne kontakty s konkrétnym záujmom.

Okolo stánku prejdú za deň stovky ľudí a každý má na veľtrhu svoj dôvod. Návštevníkov možno rozdeliť do troch skupín:

• Zberači pier. Dajte im pero a nechajte ich ísť ďalej.
• Potenciálni zákazníci. Dnes nekúpia ani neobjednajú, ale obchod s nimi môžete uzavrieť v blízkej budúcnosti. Patria do databázy a do pravidelnej komunikácie.
• Zákazníci tu a teraz. Prišli kúpiť alebo objednať to, čo potrebujú. Tých má obchodník riešiť hneď.

Otázka vo formulári, napríklad „Kedy plánujete nákup?“ s voľbami do mesiaca, do pol roka a len sa pozerám, vám po veľtrhu ušetrí hodiny triedenia. Podľa odpovedí rozdelíte kontakty do skupín a každej pošlete iný follow-up.

Krok 7: Napíšte do 48 hodín po veľtrhu

Do dvoch dní po veľtrhu pošlite každému kontaktu e-mail, ktorý nadväzuje na rozhovor na stánku, a záujemcom s konkrétnym dopytom zavolajte.

Follow-up e-mail je e-mail, ktorý nadväzuje na osobné stretnutie a navrhuje ďalší krok. Poďakovanie s lead magnetom odíde automaticky hneď po vyplnení formulára. Podľa skúsenosti našich zákazníkov sa oplatí poslať osobný e-mail od obchodníka do 48 hodín, kým si vás ľudia pamätajú. Po týždni, keď sa záujemcovia vracajú z veľtrhov a prechádzajú ponuky, je už v ich schránke viac ponúk od konkurencie. Kto do týždňa nereaguje, tomu pošlite druhý e-mail s iným predmetom, napríklad s krátkym príkladom z praxe alebo pozvánkou na ukážku.

Čo do follow-up e-mailu patrí:

• Pripomenutie stretnutia: kde ste sa stretli a o čom ste sa rozprávali.
• Sľúbené podklady: ponuka, cenník, výsledky prieskumu alebo lead magnet.
• Jeden ďalší krok: termín stretnutia, ukážka produktu alebo krátky hovor.
• Odhlásenie: pri newsletteri a priamom marketingu vždy.

Kontakty, ktoré súhlasili so zasielaním noviniek, potom zaraďte do pravidelnej komunikácie. Na stánku ste začali vzťah a newsletter ho udrží až do ďalšieho veľtrhu. Ako nadväzujúce e-maily automatizovať, opisuje článok E-mailové automatizácie: 8 scenárov, ktoré pracujú za vás.

6 chýb, pre ktoré sú peniaze za veľtrh vyhodené

Šesť chýb, ktorých sa vystavovatelia dopúšťajú najčastejšie, a krok postupu, ktorý im predíde:

Zdroj: skúsenosti Ing. Jiřího Janečka zo spoločnosti Fiveco s vystavovateľmi na veľtrhoch.

Posledná chyba je najčastejšia a najdrahšia. Keď pracujete pod časovým tlakom, nerobíte veci tak, ako treba, ale len tak, ako ich zvládnete. A keď jednu časť neurobíte dobre, prejaví sa to na výsledku.

Ako zbierať kontakty na veľtrhu v súlade s GDPR

Súhlas so zasielaním priameho marketingu je dobrovoľný a aktívny prejav vôle, ktorým vám človek dovolí posielať mu ponuky a novinky e-mailom. Na veľtrhu platia rovnaké pravidlá ako na webe.

Priamy marketing e-mailom smiete na Slovensku posielať s predchádzajúcim preukázateľným súhlasom adresáta alebo existujúcemu zákazníkovi s ponukou vlastných podobných produktov. Stanovuje to § 116 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách. Pre veľtrh z toho vyplývajú tri pravidlá:

• Políčko so súhlasom nechajte nezaškrtnuté. Súhlas musí návštevník dať sám, predvyplnený súhlas neplatí.
• Vizitka nie je súhlas. Na vizitku môžete odpovedať tým, o čom ste sa spolu rozprávali, napríklad sľúbenou ponukou. Do newslettera však zaraďte len toho, kto súhlas dal.
• Súhlas si zaznamenajte. Pri formulári z Quandy to urobí automatizácia s akciou Nastaviť podrobnosti GDPR. Pri kontaktoch z papiera vyplníte právny titul, účel a dĺžku spracúvania pri importe.

Slovenský zákon má výnimku pre kontaktné údaje, ktoré firma alebo podnikateľ sami zverejnili (§ 116 ods. 15). Pri kontaktoch z veľtrhu sa na ňu nespoliehajte: súhlas vo formulári je jednoduchší a dá sa preukázať. Viac o výnimke v článku Čo je spam a 4 pravidlá, aby e-maily nepadali do spamu.

Pozor: Žrebovanie o cenu podmienené súhlasom s newsletterom je riskantné, pretože súhlas potom nie je dobrovoľný. Účasť v súťaži a súhlas so zasielaním noviniek dajte do formulára ako dve samostatné políčka.

Adresu zapísanú na tablete môžete overiť cez double opt-in: návštevník dostane overovací e-mail a v Kontaktoch sa objaví až po kliknutí na odkaz. Požiadajte ho, nech e-mail potvrdí rovno na stánku v telefóne, máte tak istotu, že sa v adrese nepreklepol. Viac o overení adries v článku Double opt-in. Čo je to a ako funguje?.

Kontrolný zoznam: kontakty z veľtrhu

Pred veľtrhom, na stánku a po ňom skontrolujte, že máte cieľ, pozvánky, formulár so súhlasom, štítok a follow-up.

• Mám stanovený účel účasti a cieľ vyjadrený číslom.
• Zákazníkom som poslal dotazník a pozvánku s číslom stánku.
• Formulár pre veľtrh má nezaškrtnuté políčko so súhlasom a otázku na záujem.
• Automatizácia formulára pridá štítok veľtrhu a pošle poďakovanie s lead magnetom.
• Na stánku je tablet s pripojením a QR kód s odkazom na formulár.
• Mám papierový formulár ako zálohu.
• Follow-up e-mail odíde do 48 hodín po veľtrhu.
• Po veľtrhu som spočítal cenu za kvalifikovaný kontakt.

Kontakty z veľtrhu: zhrnutie

Veľtrh sa oplatí, keď z neho odídete s kontaktmi v databáze, nie so škatuľou vizitiek. Stanovte si cieľ, pozvite zákazníkov vopred, zbierajte kontakty so súhlasom rovno do Quandy a napíšte im do dvoch dní. Rovnaké pravidlá platia po celý rok: pravidelná komunikácia s existujúcimi aj potenciálnymi zákazníkmi cez newslettery a užitočné rady udrží vzťah, ktorý ste na stánku začali.

Článok vznikol v spolupráci s Ing. Jiřím Janečkom, konateľom spoločnosti Fiveco, ktorá sa zaoberá veľtržnými stánkami a veľtržným marketingom.

Ako zbierať kontakty formulármi a lead magnetmi, prejdete v online kurze zdarma Získavanie kontaktov: formuláre a lead magnety. A ak si neviete rady s formulárom pre veľtrh, ozvite sa nám, radi vám ho pomôžeme nastaviť.